Trong suy nghĩ về phương pháp làm việc thì việc loại bỏ lãng phí rất quan trọng. Tại Toyota, người ta đứng trên 7 góc nhìn để phát hiện lãng phí trong công việc.
- Lãng phí do chờ đợi
- Lãng phí do gia công
- Lãng phí do tồn kho
- Lãng phí do động tác
- Lãng phí do vận chuyển
- Lãng phí do sản xuất quá nhiều
- Lãng phí do sản phẩm lỗi và sửa chữa sản phẩm lỗi
Trong công xưởng sản xuất của Toyota, những chuyên gia đào tạo đã có thói quen Kaizen công việc hàng ngày từ góc nhìn “7 loại lãng phí” thường nói rằng: “Luôn tồn tại cả núi những viên ngọc là những lãng phí nên kaizen trong công việc”.
Tại một công xưởng ông Kazumi Ikeda đến thăm, công đoạn thay thế khuôn dập vẫn được thực hiện trong 120 phút.
Ông Ikeda đã cùng nhân viên công xưởng kaizen công đoạn này theo 2 góc nhìn. Thứ nhất, cắt bỏ lãng phí do vận chuyển (chuyển động và đi lại mà không tạo ra giá trị gia tăng) gây ra bằng cách loại bỏ công đoạn đi tới đi lui và thay vào đó nhân viên chỉ đi một chiều là có thể hoàn thành công việc. Thứ hai, không để “lãng phí do chờ đợi (Trạng thái nhất thời không có việc làm)” phát sinh bằng cách sắp xếp nhiều người cùng tiến hành song song công việc.
Chỉ với phương án Kaizen trên, công việc tiêu tốn tới 120 phút đã được hoàn thành chỉ trong 15 phút, và kết quả sau nửa năm tiếp tục kaizen, thời gian hoàn thành được rút ngắn xuống còn 9 phút.
Đối với nhân viên những người vẫn coi công việc hàng ngày của mình một cách đương nhiên, nếu nhìn lại dựa trên quan điểm “7 loại lãng phí” sẽ phát hiện ra rất nhiều lãng phí.
Dưới đây là chi tiết từng loại lãng phí, các bạn tham khảo nhé. Cách loại bỏ từng loại lãng phí này sẽ được chúng tôi giới thiệu ở các bài viết tiếp theo.
1. Lãng phí do chờ đợi
Là trạng thái người nhân viên có muốn thực hiện công việc tiếp theo cũng không thể và nhất thời không có việc làm. Ví dụ, nguyên nhân có thể do việc tập hợp dữ liệu từ công đoạn trước bị chậm, hoặc chưa thể bắt tay vào xây dựng bản đề xuất…
2. Lãng phí do gia công
Là những công đoạn gia công không cần thiết trong quá trình sản xuất (thông qua các công đoạn) và chất lượng (Độ chính xác của sản phẩm gia công). Mặc dù là tài liệu chỉ phát trong nội bộ trong công ty nhưng lại đầu tư quá nhiều cho công đoạn thiết kế, ảnh động…
3. Lãng phí do tồn kho
Là số lượng vật liệu, chi tiết, sản phẩm hoàn thành trong kho nhiều quá mức cần thiết. Đối với văn phòng là dụng cụ, tài liệu, dữ liệu…
4. Lãng phí do động tác
Là những động tác không sinh ra giá trị gia tăng. Ví dụ, phải ngối xuống mới lấy được chi tiết, hay phải với tay mới lấy được tài liệu…
5. Lãng phí do vận chuyển
Là những công việc vận chuyển không sinh ra giá trị gia tăng như đi lại, vận chuyển hàng hóa, dòng chảy thông tin. Ví dụ, đi đi lại lại giữa chỗ làm việc và máy photo copy hay xác nhận thông tin từ cấp trên nhiều quá mức cần thiết.
6. Lãng phí do sản xuất quá nhiều
Là việc sản xuất quá nhiều so với lượng cần thiết hoăc sản xuất sớm hơn so với thời điểm cần thiết. Ví dụ, chỉ cần 3 bộ tài liệu nhưng lại làm tới 10 bộ.
7. Lãng phí do sản phẩm lỗi và sửa chữa sản phẩm lỗi
Là những sản phẩm bị lỗi hay công việc sửa chữa, làm lại. Ví dụ, lập lại lỗi tương tự tuần trước.
Việc loại bỏ những thao tác, công việc lãng phí sẽ có liên hệ trực tiếp tới hoạt động Kaizen công việc. Đối với phương pháp kaizen công việc thì có thể coi lãng phí chính là mỏ ngọc đấy bác bạn.
