Việc nắm bắt hiện trạng chính xác dựa trên nguyên tắc 3 Hiện (Hiện trường – Hiện vật – Hiện thực) là rất quan trọng trước khi tiến hành loại bỏ lãng phí. Việc trực quan hoá dòng chảy của nguyên vật liệu và thông tin sẽ giúp chúng ta làm được việc này.

Mục lục 

1. Trực quan hoá công đoạn trước, công đoạn bản thân và công đoạn sau

2. Trực quan hoá nguồn tài nguyên sản xuất

3. Trực quan hoá lộ trình vận chuyển

4. Trực quan hoá dòng chảy thông tin

1. Trực Quan Hoá Công Đoạn Trước, Công Đoạn Bản Thân Và Công Đoạn Sau

3 yếu tố dưới đây là các yếu tố chúng ta cần làm sáng tỏ trong mối quan hệ giữa công đoạn trước và công đoạn bản thân, công đoạn bản thân và công đoạn sau:

• Nơi dòng chảy nguyên vật liệu bị ứ đọng: Ví dụ, khi chi tiết được gia công ở công đoạn trước được chuyển đến công đoạn lắp ráp thường sẽ được tập kết ở một vị trí nhất định. Tại đây, chi tiết có thể không được sử dụng ngay mà được bảo quản trong một khoảng thời gian dài.
• Sự khác biệt về tốc độ giữa các công đoạn: Ví dụ, tốc độ Takt Time (thời gian cần thiết để chế tạo 1 sản phẩm trong công đoạn) của công đoạn lắp ráp là 60 giây, mà thời gian thao tác của công đoạn gia công là 90 giây thì đương nhiên chi tiết cung cấp sẽ không đủ và công đoạn lắp ráp sẽ phát sinh lãng phí chờ đợi.
• Sự khác biệt về Lead Time (khoảng thời gian tính từ lúc đặt hàng cho tới lúc giao hàng) phát sinh do sự khác biệt về khoảng cách: Ví dụ, một chi tiết dập A được sản xuất ở xưởng A1 rồi chuyển tới xưởng B1 sơn mới quay lại xưởng A1 lắp ráp sẽ khiến thời gian để hoàn thành sản phẩm dài hơn so với việc chi tiết A đó được sản xuất và sơn luôn tại xưởng B1 rồi chuyển về xưởng A1 lắp ráp.

2. Trực Quan Hoá Nguồn Tài Nguyên Sản Xuất

Tài nguyên sản xuất ở đây bao gồm: dây chuyền, thiết bị, con người.

Ví dụ, chúng ta có 3 dây chuyền sản xuất thì mỗi dây chuyền có mấy nhân viên? Hay trong một công đoạn gia công có mấy loại máy, mỗi loại có mấy chiếc và bao nhiêu nhân viên đang thao tác.

Việc trực quan hoá tài nguyên trong từ công đoạn không chỉ giúp chúng ta nắm được hiện trạng trong từng công đoạn mà còn nắm được mối liên hệ với các công đoạn khác.

3. Trực Quan Hoá Lộ Trình Vận Chuyển

Rất hiếm một công ty có thể sản xuất toàn bộ số chi tiết cần thiết cho sản phẩm. Do đó, việc mua nguyên vật liệu hay uỷ thác sản xuất cho một công ty khác là đương nhiên.

Chính vì lý do này mà thời gian hoàn thành một sản phẩm (Lead Time) thường dài hơn so với việc tự sản xuất chi tiết đó.

Việc trực quan hoá lộ trình vận chuyển sản phẩm sẽ giúp chúng ta biết được các chi tiết cần phải qua bao nhiêu công đoạn, mất bao nhiêu thời gian. Từ đó, tìm được nút thắt cổ chai tại công đoạn trì trệ nhất.

4. Trực Quan Hoá Dòng Chảy Thông Tin

Đây chính là việc áp dụng các hệ thống quản lý sản xuất vào trong công xưởng.

Hệ thống sản xuất này giúp thông tin được truyền tải nhanh chóng và chính xác.

Mọi người đều có thể nắm được kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhập nguyên vật liệu và kế hoạch xuất hàng.

Khi có vấn đề phát sinh (nhân viên ốm, sản phẩm lỗi…) chúng ta cũng có thể đưa ra giải pháp thích hợp do đã nắm trước được kế hoạch sản xuất.

Điều lý tưởng là tình trạng sản xuất được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Andon cũng là một công cụ hữu ích để chúng ta nắm bắt được tình trạng sản xuất của một công đoạn.

Trên đây là những yếu tố căn bản cần được trực quan hoá để nắm bắt hiện trạng trước khi tiến hành loại bỏ lãng phí. Đơn giản, bởi không biết vấn đề nằm ở đâu thì làm sao mà kaizen phải không các bạn?